Die Kita managen – Mit KidsFox leicht gemacht – 3 Kita-Leiterinnen berichten

Papieraushänge in der Kita sind für Elterninformationen nicht mehr zeitgemäß. Hinzu kommen organisatorische Aufgaben, die nicht nur aufgrund der Corona-Pandemie zunehmen und bewältigt werden müssen. Eine App für die Kita erleichtert all diese Herausforderungen und vereint mehrere Funktionen in einer Anwendung: KidsFox. Drei Kita- Leiterinnen berichten von Ihren Erfahrungen.

Datenschutzkonforme Elternkommunikation

KidsFox hat sich seit April 2016 in Kitas etabliert. Auch Sigrid Horstmann, Leiterin der Kita St. Bonfatius in Löningen, Niedersachsen, ist begeistert. Sie benutzt die handliche App, um mit den Eltern ihrer Kitakinder zu kommunizieren. Der verbreitete Kurznachrichtendienst WhatsApp kommt für sie aus Datenschutzgründen nicht in Frage. Sobald Horstmann im Chat über ein Kind spricht, übermittelt sie persönliche Daten. Damit diese von einer digitalen Anwendung verarbeitet werden dürfen, benötigt es eine DSGVO-konforme Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zwischen Kita und dem Anbieter. Im Gegensatz zu WhatsApp und anderen US-Anbietern, erfüllt KidsFox diese Voraussetzung. 

Neben klassischen Textnachrichten hängt Horstmann bei wichtigen Mitteilungen nach Bedarf auch Fotos oder Dateien an. Die Elternkommunikation funktioniert mit KidsFox sowohl individuell als auch in einer Gruppe, sodass pädagogische Fachkräfte an alle Eltern einer Kitagruppe gesammelt Nachrichten schicken können. Besonders hilfreich: Auch Kitaeltern, in deren Familie eine andere Sprache als Deutsch gesprochen wird, profitieren von der Übersetzungsfunktion der App. Die Kita-App übersetzt Nachrichten in 40 Sprachen. Für Sigrid Horstmann eine riesige Erleichterung.  

"Für uns ist der größte Vorteil von KidsFox, die Kommunikation mit jenen Familien zu ermöglichen, die die Deutsche Sprache nicht beherrschen. Für sie und uns ist es eine enorme Erleichterung."

Die App für pädagogische Fachkräfte

Der Kita-Messenger KidsFox ist zudem ein digitaler Assistent, der Horstmann viel Verwaltungsarbeit erspart. Seit der Einführung vor fünf Jahren, wurde die App an die essentiellen Anforderungen für die Arbeit in Kindertagesstätten stetig angepasst. Sigrid Horstmann erstellt mit der App auch Checklisten, die sie im Team teilt. Das kollaborative Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen ist ein weiterer Vorteil, den KidsFox bietet. Ebenso wie automatische Erinnerungsnachrichten, die an Eltern versendet werden, wenn beispielsweise noch Geldbeiträge oder Anmeldeformulare fehlen. Bestätigungen und Anmeldungen für alle Themen werden automatisch gesammelt und zu übersichtlichen Listen aggregiert. KidsFox ersetzt veraltete Medien wie Papier, E-Mails und unsichere Chatnachrichten durch eine leicht zu bedienende App.

Auch Heike Knoblauch, stv. Leiterin einer Kita in Estenfeld (Bayern), erklärt die Entscheidung der Einrichtung für KidsFox so: „Wir nutzen KidsFox, da wir die kurzen Kommunikationswege zu den Familien schätzen. Des Weiteren war uns eine Anpassung an die heutige Digitalisierung wichtig. So kann auch in Pandemiezeiten relativ unkompliziert der Kontakt zu den Kindern und Eltern gehalten werden.“

Wenige Schritte zum Vollbetrieb

Petra Ahrens vom katholischen Kindergarten St. Marien in Hude, Niedersachsen, hat die Einrichtung von KidsFox selbst in wenigen Minuten erledigt. Das 20 minütige Webinar, das über die ersten Schritte und die wichtigsten Funktionen informiert, ist eine kostenlose Serviceleistung und Hilfestellung, war aber im Falle des St. Marien-Kindergartens gar nicht notwendig.

„Da die Kinder in unserer Einrichtung auch Online angemeldet werden müssen, haben wir mit den Eltern die Kommunikation über KidsFox direkt im Vertrag vereinbart. Alle Eltern sind nun dabei und als Leitung kann ich genau sehen, wer Nachrichten schon gelesen hat. Das gibt mir Sicherheit.“, erzählt Petra Ahrens.

KidsFox ist mit allen Verwaltungsprogrammen kompatibel und kann sehr gut ergänzend zu bestehender Kita-Software eingesetzt werden, deren Benutzerfreundlichkeit meist nicht so gut für den Einsatz bei allen PädagogInnen und Eltern geeignet ist. Die Eltern werden bei KidsFox über einen Einladungscode mit der richtigen Gruppe verbunden. Daher ist kein Austausch von privaten Kontaktdaten erforderlich.

Petra Ahrens setzt fort: „Die Einsparung durch KidsFox an Zeit ist unglaublich. Es ist ein Weg, um alle auf dem schnellen Weg informieren und reagieren zu können.

KidsFox erleichtert viele Informationsvorgänge bei uns und mittlerweile genießen alle Teammitglieder die gesammelten, zeitigen Informationen. Gerade bei kurzfristigen Themen sind wir froh, mit Eltern so schnell in Kontakt treten zu können. Von den Eltern kommen sehr positive Rückmeldungen.

Wir freuen uns, dass wir jetzt fast papierlos und viel umweltbewusster arbeiten können. Das kommt unserem Gedanken zum Klimaschutz sehr nahe.“

Selbst das integrierte Videotool hat die engagierte Leiterin für sich entdeckt: „Auch Onlinekonferenzen funktionieren im Team über KidsFox.“

Wie frustrierend ein fehlender, echter Ansprechpartner im Support ist, kann fast jeder aus eigener Erfahrung bei diversen Hotlines berichten. Anders bei KidsFox. „Wenn es schwierig wurde, hatte ich einen Ansprechpartner bei KidsFox, der uns bei Fragen sehr gut weiter geholfen hat. Alles andere ist Übungssache. Der Erfolg kommt beim Tun.“, schließt Petra Ahrens.

Über KidsFox

Der Kita-Messenger und digitale Assistent lässt Pädagoginnen und Pädagogen sowie Eltern sicher und effizient miteinander kommunizieren und unterstützt das Kita-Leben mit schlauen Funktionen. KidsFox kann als Web-App via Computer und als Smartphone-App (iOS und Android) verwendet werden. Die App KidsFox ist für alle Kindertagesstätten, wie Kinderkrippen und Kindergärten, und Horte geeignet.

Was ist KidsFox?

  • Mitteilungen mit Datei- und Fotoanhängen an Eltern senden
  • Übersicht über alle Mitteilungsbestätigungen behalten
  • Mitteilungen in über 40 Sprachen übersetzen
  • Moderierte Diskussionen in Form von Chatgruppen mit Eltern und KollegInnen führen
  • Video-Call mit unbegrenzter Teilnehmeranzahl abhalten
  • Veranstaltungen, Umfragen und Checklisten erstellen
  • Abwesenheiten und Kita-Termine verwalten
  • Notfallkontaktdaten immer aktuell bei sich haben
  • Notfallnachrichten zusätzlich zu E-Mail und App auch per SMS versenden
  • Mit allen Kita-Verwaltungsprogrammen integrierbar
  • Das Admin-Portal bietet: Verwaltung aller Gruppen, Kinder und PädagogInnen
  • Kitaweite Nachrichten
  • Organisation von Entwicklungsgesprächen und Elternabenden

Sämtliche Daten werden §DSGVO-konform in zertifizierten Datenzentren in Deutschland gespeichert. Es werden geprüfte Auftragsdatenverarbeitungsverträge nach DSGVO abgeschlossen. Ruhezeiten und Erreichbarkeit können individuell pro pädagogischer Fachkraft festgelegt werden.

Über 5.000 Einrichtungen nutzen die Plattformen von Fox Education bereits. Fox Education hat sich auf digitale Kommunikations- und Kollaborationsdienste für den Bildungsbereich spezialisiert.

www.kidsfox.app