Der Dienstplan für Kita und Kindergarten - und wie du ihn erstellst

Dienstplan Kita

Wie sieht ein Dienstplan für die Kita aus?

Der Dienstplan in einer Kita zeigt – bestenfalls auf den ersten Blick – die Arbeitszeiten aller MitarbeiterInnen an. Oftmals müssen Erzieherinnen ihre Arbeitszeit einer besonderen Situation anpassen und dafür ist es gut, den eigentlichen Dienstplan zu kennen. Sehr wichtig ist dabei natürlich der eigene Plan. Aber auch die Dienste der Gruppenkollegen sollte man schnell überblicken können. Ein Diskussionsthema in Kitas sind immer wieder die Vorbereitungszeiten. Daher sollten diese Zeiten, die in vielen Arbeitsverträgen entsprechend geregelt sind, deutlich sichtbar im Dienstplan aufgezeigt werden. So vermeidet man als Leitung die „verwaschenen Vorbereitungszeiten“, in denen Mitarbeiter im Gruppenraum sitzen und sich auf ein Elterngespräch vorbereiten, ein Portfolio auf den neuesten Stand bringen, etc. Es ist wichtig, den Dienst am Kind von der Vorbereitungszeit abzugrenzen und das geht am besten durch entsprechende Kennzeichnung der verschiedenen Dienste im Dienstplan.

Was beeinflusst die Dienstplangestaltung in der Kita?

Eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst den Dienstplan einer Kita. Da sind die unterschiedlichen Verträge von Voll-, Teilzeit- und Aushilfskräften auf der einen Seite. Und die zu berücksichtigenden Betreuungszeiten der Kita. Hinzu kommt oft, dass Kita-Leitungen zum Wohl ihrer Angestellten handeln wollen und einen Dienstplan erstellen möchten, mit dem jeder zufrieden ist. Nur: Das gelingt in den seltensten Fällen. Da kommen Kolleginnen mit eigenen Kindern und einer Teilzeitstelle, die am liebsten vormittags arbeiten wollen, weil in dieser Zeit auch ihre Kinder betreut sind. Vielleicht gibt es eine junge Kollegin mit besonderem Hobby, die auf keinen Fall morgens den Frühdienst übernehmen möchte, oder an einem bestimmten Tag eher Feierabend haben will. Die individuellen Wünsche der Mitarbeiterinnen sind so vielfältig wie die Menschen selbst. Aber, und das sollte sich jede Kita-Leitung vor Augen führen: Die Arbeit in der Kita ist in erster Linie zum Wohle der Kinder und zum Wohle der Einrichtung zu gestalten. Dabei können individuelle Wünsche nur dann Berücksichtigung finden, wenn es eine gute Lösung für alle Beteiligten bedeutet. Ansonsten müssen individuelle Wünsche Einzelner immer hinten angestellt werden. Bei der Planung müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden: Wann sind die Kernzeiten in der Kita? Wie viele Kinder betreuen wir während der Kernzeiten? Wie viele ErzieherInnen werden in dieser Zeit gebraucht. Welche Randzeiten gibt es und wie viele Mitarbeiter sollten diese abdecken?

 

Unterschiede zwischen großen und kleinen Kitas?

Es ist nicht nur die Anzahl der MitarbeiterInnen, die die großen von den kleinen Kitas unterscheiden. Häufig müssen kleine Einrichtungen mit entsprechend wenig Personal lange Öffnungszeiten abdecken, während sich in großen Einrichtungen die Betreuungszeiten der entsprechend vielen Kinder öfter ändern und somit der Dienstplan öfter verändert werden muss. Gab es im Kita-Jahr beispielsweise viele Kinder, die den Spätdienst beanspruchten, musste die Leitung mehrere Mitarbeiterinnen für diesen Dienst einteilen. Diese Erzieherinnen fehlten deswegen irgendwann während der Kernzeiten. Fallen nun einige Spätdienst-Kinder weg, müssen auch nicht mehr so viele Mitarbeiterinnen für diesen Dienst eingeteilt werden. Der Dienstplan wird verändert, was zumeist mehrere Personen betrifft und bei diesen durchaus auch zu Unmut führen kann, weil sie nicht langfristig planen können.

Wichtige Aspekte für den Dienstplan einer großen Kita

In einer großen Kita gilt es, den Dienstplan auf alle Eventualitäten zu prüfen. Wenn man den Plan anfertigt, sollte man sich zwischendurch fragen:

  • Funktioniert der Plan auch dann, wenn einzelne Mitarbeiterinnen wegen Krankheit/Fortbildung/Urlaub ausfallen?
  • Kann man mit dem vorhandenen Dienstplan auf veränderte Betreuungswünsche der Eltern reagieren, ohne alles neu planen zu müssen?
  • Gibt es Mitarbeiterinnen, die flexibel einsetzbar sind?
  • Welche Kernzeiten sind notwendig und sinnvoll? (Hier hilft oftmals auch eine Elternumfrage zu den gewünschten Betreuungszeiten)
  • Welche besonderen persönlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern kann/will ich bei der Dienstplangestaltung berücksichtigen?

Was für den Dienstplan einer ein- oder zweigruppen Einrichtung wichtig ist

Kleine Einrichtungen leiden oft besonders unter der niedrigen Zahl von Mitarbeiterinnen. Das ist so lange kein Problem, wie die Kolleginnen gesund und verfügbar sind. Doch oftmals stellt schon die Erkrankung einer Mitarbeiterin ein Problem dar.

Daher ist es gut, wenn:

  • Man gemeinsam mit dem Team einen Notfallplan entwickelt, der immer dann greift, wenn Kollegen ausfallen
  • Man von Vornherein festlegt, ab wann es beim Ausfall mit Mitarbeiterinnen zu Kürzungen der Betreuungszeiten kommen muss und dies mit dem Träger und den Eltern abspricht

How to? Wie kann man einen Dienstplan für den Kindergarten erstellen?

Mithilfe verschiedener Programm oder Vorlagen, lassen sich sehr gute Dienstpläne für die Kita gestalten, die anschaulich jedes Teammitglied darstellen. Dank der übersichtlichen Darstellung, können die Kolleginnen schnell erkennen, welche Dienste sie am jeweiligen Tag erledigen müssen.

Hier kommt es auch auf die individuellen Vorgaben in der Kita an.

Zu beachtende Dienste können sein:

  • Frühdienst
  • Spätdienst
  • Mittagessen
  • Schlafenszeiten der Kinder
  • Ruhezeiten der Kinder
  • Besondere Projekte
  • Vorbereitungszeiten
  • Teamgespräche
  • Elterngesprächszeiten

Vorlagen zur Dienstplangestaltung

 

Im Internet finden sich unterschiedliche Vorlagen und Programme für die Dienstplangestaltung. So gibt es hier eine kostenfreie Vorlage zum Download für einen einfachen Dienstplan in Excel.

https://www.alle-meine-vorlagen.de/einfacher-dienstplan-schichtplan/

 

Ohnehin ist Microsoft Excel ein guter Begleiter, für all diejenigen, die ihren Dienstplan ohne teures Zusatzprogramm darstellen möchten, DENN: Die meisten PCs in der Kita sind ohnehin mit den Office-Tools von Microsoft ausgestattet.

 

Ein kostenpflichtiges Programm mit vielen Eigenschaften findet sich hier.

https://kivan.lecos.de/kita-software/

Mit dieser Software können neben Dienstplänen auch

-          Arbeitszeiten erfasst

-          Serienbriefe an Eltern verarbeitet und gespeichert

-          Krankheiten, Fortbildungen, etc. eingetragen

-          Arbeitsverträge und Vereinbarungen hinterlegt

werden. Weitere Tools sind in der Beschreibung auf der Webseite des Anbieters zu finden.

 

Eine weitere kostenpflichtige Software findet sich hier:

http://www.kitathek.com/einsatzplanung/dienstplan

Hier wird mit Farben gearbeitet, die sich einzelnen Mitarbeiterinnen zuteilen lassen und so einen hervorragenden Überblick über anstehende Aufgaben verdeutlichen.

Beispiel eines Dienstplanes für die Kita

Jede Kita ist anders, jeder Dienstplan auch. Ließe man verschiedene Personen den Dienstplan für eine Einrichtung planen, gäbe es sicherlich auch hierbei Abweichungen. Deshalb ist es gar nicht so einfach, ein Beispiel für einen Dienstplan für Erzieherinnen und Erzieher herauszugeben. Und doch finden sich im Internet viele Pläne, die man für sich und die eigene Einrichtung ohne größere Schwierigkeiten abändern kann.

Ein gutes Beispiel einer Vorlage ist diese hier: https://dienstplan-maschine.de/kita-dienstplaene/

Der Plan steht zum Download bereit und mit der zugehörigen Videoanleitung sollte jeder klarkommen, der den Dienstplan für seine Einrichtung schreiben muss.

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