Teamsitzung und Dienstgespräch in Kita, Krippe und Hort – so geht’s effektiv

Teamsitzung um Kindergarten

Feste planen, Abläufe klären und pädagogische Alltagsfragen besprechen: Im hektischen Kita-Alltag bleibt dazu häufig wenig Zeit. Schichtdienst und die Tatsache, dass Teilzeitkräfte nicht immer vor Ort sind, erschweren den Austausch für Kita-Teams zusätzlich. Um so wichtiger ist es, dass regelmäßig Teamsitzungen bzw. Dienstgespräche stattfinden, um die Kommunikation zwischen den pädagogischen Fachkräften einer Einrichtung zu verbessern und es neuen Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen sich schnell in ein bestehendes Team zu integrieren.

 

Ziele einer Teambesprechung in der Kita

Teamsitzungen und Dienstgespräche können ganz unterschiedliche Ziele verfolgen. Ähnlich sieht es mit den Inhalten aus. Wie intensiv in solchen Teamgesprächen gearbeitet werden kann hängt natürlich von vielen Faktoren ab, zum Beispiel davon, wie regelmäßig die gemeinsamen Meetings stattfinden, ob wirklich alle Mitarbeiter daran teilnehmen können und dürfen und wie viele zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Grundsätzlich lässt sich aber festhalten, dass Teamsitzungen

  • dazu dienen die Qualität der täglichen pädagogischen Arbeit zu sichern und/oder zu verbessern,
  • den Austausch zwischen den Kolleginnen und Kollegen und den Teamzusammenhalt fördern,
  • einen geeigneten Rahmen bilden um über die Entwicklung einzelner Kinder zu sprechen,
  • sinnvoll sind um gemeinsam Feste zu planen und Termine abzusprechen,
  • es möglich machen Probleme innerhalb des Teams oder Konflikte mit Eltern anzusprechen,
  • dazu da sind konzeptionelle und strukturelle Aspekte zu diskutieren.

Auch wenn Teamsitzungen meist nach Dienstschluss stattfinden und es anstrengend sein kann sich nach einem anstrengenden Arbeitstag noch darauf einzulassen über die Planung des bevorstehenden Sommerfestes zu sprechen: Eine gute Kommunikation zwischen den einzelnen Teammitgliedern einer Kita oder Krippe bzw. zwischen Einrichtungsleitung und den pädagogischen Fachkräften ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass alle Beteiligten eine gute pädagogische Arbeit leisten können.

 

Möglicher Ablaufplan einer Teamsitzung in pädagogischen Einrichtungen

Wie eine Teambesprechung in einer Kita abläuft hängt von vielen Faktoren ab. Folgende Fragen können dabei helfen den Ablauf möglichst sinnvoll zu gestalten:

  1. Wie groß ist das Team?
  2. Nehmen regulär alle pädagogischen Fachkräfte an der Teamsitzung teil?
  3. Wie oft findet das Treffen statt – wöchentlich, alle zwei Wochen oder in unregelmäßigen Abständen?
  4. Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
  5. Genehmigt der Träger zusätzliche Termine für Supervisionen, Fallbesprechungen und Teamfortbildungen?
  6. Dürfen die Teammitglieder eigene Themenvorschläge machen?
  7. Gehört die Teamsitzung zur regulären Arbeitszeit oder fallen dafür Überstunden an?
  8. Wer übernimmt die Moderation – die Einrichtungsleitung oder wechselt das?

 

In den meisten Einrichtungen übernimmt die Einrichtungsleitung auch die Moderation der Teamsitzung. Das hat meist auch praktische Gründe, denn die Kita-Leitung hat den besten Überblick über anstehende Termine, gibt Informationen des Trägers weiter und kennt in der Regel die aktuellen Anliegen der Eltern. Nach der Begrüßung des Teams sollte zunächst geklärt werden wer Protokoll führt – es ist wichtig, dass nicht anwesende Teammitglieder nach der Teambesprechung nachlesen können, worum es inhaltlich ging und welche Absprachen getroffen wurde. Danach sollte die Moderatorin bzw. der Moderator einen Überblick über die Tagesordnung geben. So können die Teilnehmer einschätzen wie viel Zeit zur Verfügung steht um individuelle Fragen und Probleme anzusprechen. Anschließend können Termine bekanntgegeben und andere Informationen weitergegeben werden. Wichtig ist, dass Zeit zur Verfügung steht um pädagogische und strukturelle Anliegen zu klären. Viele Einrichtungsleitungen sind freigestellt und darauf angewiesen, dass die einzelnen Mitarbeiter ihnen regelmäßig berichten, was in den einzelnen Gruppen passiert. Nur so kann ein pädagogisches Team nach außen als Einheit auftreten und professionell arbeiten.

 

Teamsitzungen in Krippe, Kita und Hort vorbereiten

Die Vorbereitung eines Dienstgespräches in Krippe, Kita und Hort übernimmt in der Regel die Einrichtungsleitung oder deren Vertretung. Es kann aber durchaus auch Sinn machen, wenn hin und wieder andere Teammitglieder ein Dienstgespräch vorbereiten und leiten. Anlass könnte sein, dass Inhalte und Erkenntnisse einer Fortbildung weitergegeben werden sollen oder aber die Planung eines Festes. Wenn du eine Teamsitzung moderieren möchtest, solltest du dir zunächst einen groben Ablaufplan erstellen. Notiere dir Stichpunkte zu allen Tagesordnungspunkten und überlege, wie viel Zeit für die Diskussion der einzelnen Themen zur Verfügung steht – wer ein Dienstgespräch moderiert muss unter Umständen eingreifen, wenn einzelne Tagesordnungspunkte zu ausufernd diskutiert werden. In dem Fall ist es besser das Thema zu vertagen. Für Fallbesprechungen oder Fortbildungsinhalte sollte wenn möglich ein ganzer Nachmittag reserviert bzw. eine gesamte Teamsitzung werden – andernfalls kann es passieren, dass zu viele Fragen offen bleiben oder zu viele Beiträge nicht ausführlich genug diskutiert werden können. Ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf den Teamzusammenhalt ist die Möglichkeit der Partizipation. Das bedeutet, dass alle pädagogischen Fachkräfte die Möglichkeit haben sollten ihre Anliegen im Rahmen der Dienstgespräche dem Team und der Einrichtungsleitung vortragen zu können.

Tipp: Häufig fallen in der Zeit zwischen zwei Teamsitzungen viele Themen an, die angesprochen und diskutiert werden sollten. Es ist daher sinnvoll, wenn im Mitarbeiterraum ein Zettel aushängt auf dem jeder seine Anliegen kurz notieren kann. So wird jeder Mitarbeiter gehört und kann sich darauf verlassen, dass seine Fragen und Anregungen ernst genommen werden. Die Leitung kann sich bei der Ablaufplanung der Dienstgespräche wiederum darauf einstellen.

 

Dienstgespräche möglichst effektiv gestalten

Je größer ein Team ist, desto schwieriger ist es während der Teammeetings wirklich produktiv zu arbeiten. Die Zeit ist oft knapp, wenn viel Diskussionsbedarf besteht und je nach Öffnungszeit der Kita ist es schwierig sich überhaupt regelmäßig für Dienstgespräche zusammenzufinden.

Damit trotzdem eine gute Chance besteht, dass Teambesprechungen erfolgreich verlaufen, sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Wenn möglich sollten Teambesprechungen regelmäßig stattfinden, also wöchentlich oder wenigstens alle 14 Tage.
  • Im Idealfall nehmen alle Teammitglieder teil. Wenn zeitgleich noch Kinder betreut werden müssen, sollten sich die Kollegen mit dem „Kinderdienst“ abwechseln. Manchmal ist es sinnvoll, wenn zusätzlich zum „großen“ Teammeeting noch „Kleinteams“ stattfinden, an denen nur die Gruppenleitungen teilnehmen.
  • Es muss klar geregelt sein, ob für die Teammeetings Überstunden anfallen. Ist das der Fall, müssen diese ausbezahlt oder durch Freizeitausgleich abgegolten werden.
  • Termine immer am Anfang des Dienstgespräches bekannt zu geben macht Sinn, denn so lässt sich sicherstellen, dass jeder diese notieren kann.
  • Wenn zu einem Thema viel Gesprächsbedarf besteht, muss dafür unter Umständen eine eigene Teamsitzung anberaumt werden.
  • Pädagogische Fallbesprechungen sind oft sinnvoll, aber auch zeitintensiv. Wenn möglich sollten dafür Zusatztermine gefunden werden.
  • Ergänzend zu den Teamsitzungen sollte es Konzeptionstage, Supervision und Fortbildungen für alle geben um die Qualität der pädagogischen Arbeit zu sichern. Dafür sind Absprachen mit den Träger und dem Elternrat nötig.

 

Protokoll führen bei Teambesprechungen

Nicht immer sind alle Mitarbeiter anwesend, wenn ein Dienstgespräch stattfindet. Damit wichtige Beschlüsse und Terminabsprachen auch von allen Fachkräften wahrgenommen und verinnerlicht werden ist es sinnvoll, wenn bei jeder Teamsitzung ein Protokoll angefertigt wird. Dieses sollte für alle zugänglich immer an der gleichen Stelle abgeheftet werden, zum Beispiel im Mitarbeiterraum in einem entsprechend beschrifteten Ordner.

Da sich in der Regel niemand um das „Amt“ des Protokollanten reißt ist es fair, wenn sich alle Mitarbeiter abwechseln. Es reicht in der Regel ein Ergebnisprotokoll zu erstellen, also nur Termine und Beschlüsse schriftlich (stichpunktartig) festzuhalten und nicht den ausführlichen Diskussionsverlauf.

In ein Ergebnisprotokoll gehören folgende Elemente:

-          Datum und ggf. Uhrzeit

-          Namen der anwesenden und nicht anwesenden Teammitglieder

-          Termine und Beschlüsse

-          Name des Protokollanten

 

Hier findest du eine Vorlage für ein Protokoll, die du bei den Dienstgesprächen einsetzen kannst!



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