Ankommen und sich einbringen – So integrierst du neue Fachkräfte in einem bestehendes Team

Marion Bischoff

Es wird immer schwieriger gute Fachkräfte zu bekommen und der Fachkräftemangel ist in vielen Kitas allgegenwärtig. Neue Berechnungen der Bertelsmannstiftung zeigen, dass in deutschen Kitas mehr als 100.000 Fachkräfte fehlen. Das ist eine unglaubliche Zahl, denn sie ist gleichbedeutend damit, dass pro Kita etwa 2 Stellen nicht besetzt sind. An allen Ecken und Enden fehlen Erzieherinnen, oftmals sind auch die Stellen der Kita-Leitungen frei. Hat man dann endlich eine Erzieherin oder einen Erzieher für die Einrichtung gewonnen, springen viele oft nach kurzer Zeit wieder ab. Warum ist das so? Und was können Sie tun, um die Fluktuation im Team zu minimieren?

Der erste Eindruck zählt

Sowohl als neue Erzieherin als auch im bestehenden Team und als Kita-Leitung muss man sich bewusst machen, dass mit dem ersten Eindruck viel gewonnen oder verloren werden kann. Deswegen sollte man beim ersten Zusammentreffen einen besonders guten Eindruck beim Gegenüber hinterlassen. Für das Team bedeutet dies, einer neuen Kollegin möglichst offen zu begegnen und sich Zeit für ein paar freundliche Worte zu nehmen, selbst wenn es gerade stressig ist. Die Kitaleiterin sollte sich für den Gesprächstermin mit Bewerbern ohnehin genügend Zeit nehmen und immer auch eine Hospitation anbieten. Wer sich als neue Fachkraft auf eine offene Stelle bewirbt, sollte sich mit den Gegebenheiten in der Kita vertraut machen.

  • Nach welchem Konzept wird gearbeitet?
  • Gibt es eine schriftliche Fassung der Konzeption, die man sich möglicherweise von der Webseite downloaden kann?
  • Kenne ich Teammitglieder/die Leitung?
  • Gibt es Informationen über den Träger?

Je besser man sich als neue Erzieherin mit den Gepflogenheiten der Kita auseinandergesetzt hat, umso sicherer weiß man, ob man sich hier wohlfühlen kann. Denn nur wer sich wohlfühlt, kann sich so einbringen, dass man selbst eine Bereicherung für die Kita ist und mit Freude zur Arbeit geht.

Ankommen

Als neue Erzieherin in einer Kita anzufangen, bedeutet immer einen Schritt in etwas Unbekanntes. Denn man kann sich noch so gut vorbereiten, wie es am Ende wirklich ist, erfährt man erst im Alltag. Doch mit guter Vorbereitung fällt jedem Neuankömmling der Einstieg leichter. Deswegen sollten Sie spätestens nachdem Sie Ihre Zusage erhalten haben, das pädagogische Konzept der Kindertagesstätte verinnerlichen und sich damit auseinandersetzen. Hier dürfen natürlich auch kritische Sichtweisen in den Fokus rücken, nur sollten Sie es sich verkneifen, gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Notieren Sie sich Aspekte, die Sie nicht verstehen und nutzen Sie ein Feedbackgespräch mit der Leitung oder ein Teamgespräch nach einigen Wochen, wenn Ihre Zweifel an einer bestimmten Sache auch nach Ihrer Einarbeitung bestehen.

Sich als neue Erzieherin eingewöhnen

Für das bestehende Team bedeuten die ersten Tage und Wochen mit neuen Kolleginnen immer auch viele Informationen weiterzugeben, als Vorbild zu dienen und zugleich den Charakter der Erzieherin kennenzulernen. Das ist im zumeist stressbesetzten Alltag gar nicht so einfach. Neugierige Blicke der Eltern, Unsicherheit mit „der Neuen“ bei den Kindern und dazwischen die Arbeit, die erledigt werden muss. Eltern wollen nicht, dass ein neues Teammitglied gleich das Wickeln übernimmt. Und betrachtet man die Beziehungsebene zwischen Pädagogen und Kindern ist dies auch wirklich nicht sinnvoll und steht im Gegensatz dazu, dass man eine Bindung zum jeweiligen Kind aufbauen muss, ehe diese intime Situation für Kind und Erzieherin ausgeführt wird. Gut ist, wenn Sie mit der neuen Kollegin besprechen, welche Bezugskinder für sie angedacht sind. So kann die Erzieherin sich schon einen ersten Überblick verschaffen. Außerdem sollte man die ersten Teamgespräche dazu nutzen, wichtige Informationen weiterzugeben. Dazu gehört auch, wie die Kooperation im Team verläuft, wer sich wie und wo einbringt und welche Erwartungen vom Team an die neue Erzieherin gestellt werden.

Im besten Fall trifft man als neue Fachkraft in einer Kita nicht nur auf eine offene Kita-Leitung, die viele Informationen und Anregungen für einen bereithält, sondern auf ebenso offene Kolleginnen, mit denen man sich von Beginn an austauschen und Abläufe besprechen kann.

Grundsätzlich ist es wichtig, sich nicht zu viel vorzunehmen. Wer sich eine zu große Hürde setzt, bleibt hängen und ist schnell müde und leer. Daher sollte als Faustregel feststehen, dass jede neue Erzieherin mindestens 2-4 Wochen Zeit hat, um die Abläufe in den Gruppen der Kita kennenzulernen, die Arbeitsweise des Teams und die Erwartungen von Leitung und Träger zu erfahren.

 

Die Gegebenheiten kennenlernen, Fragen stellen

Nicht nur Kinder benötigen eine gewisse Zeit der Eingewöhnung, auch Erzieherinnen müssen sich an einem neuen Arbeitsplatz erst zurechtfinden. So sollte man sich die Zeit nehmen, sie am besten schon im ersten Gespräch mit der Kita-Leitung ansprechen, ohne zu fordernd zu wirken.

Wer neu in der Kita ist, sollte:

  • In allen Gruppen hospitieren, um die Abläufe kennenzulernen, aber auch um unterschiedliche Herangehensweisen verschiedener Teammitglieder zu entdecken
  • Fragen notieren, die während der Einarbeitungszeit auftauchen und diese – je nach Art der Frage – bei Kollegen oder der Kita-Leitung stellen
  • Sich intensiv mit der Konzeption der Kita auseinandersetzen und Besonderheiten verinnerlichen, um mit dem Team Schritt halten zu können
  • Sich schon möglichst vor dem ersten Arbeitstag bei den Eltern vorstellen. So sind die vorbereitet und wissen, wer ihnen gegenübersteht. Dadurch entgeht man einerseits den „Röntgenblicken“ besorgter Eltern, zum anderen ist es ein erster Schritt in eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Mit einem Steckbrief an der Elterninfowand oder einem Rundschreiben an alle Eltern hat man sich schnell und zielführend vorgestellt.

Als Erzieherin die Eltern kennenlernen und umgekehrt

Die ersten Schritte, sich bei den Eltern vorzustellen, erfolgen über einen Steckbrief an der Infowand oder einen kurzen Elternbrief. Viele Kitas haben hierfür mittlerweile ihre eigenen Vordrucke entwickelt. So ist auch der Wiedererkennungswert bei den Eltern vorhanden.

Selbstverständlich sollte auch eine persönliche Vorstellung binnen der ersten 2 Wochen sein, allerdings darf die Vorstellung bei den Eltern nicht so ausarten, dass man stundenlange Gespräche führt. Besser ist ein kurzes „Hallo“. Für alles Weitere dient ein Elternabend, der bestenfalls innerhalb weniger Wochen nach Dienstbeginn stattfindet.

Sofern der Elternabend nicht geplant ist, kann man sich auch selbst einen Plan erstellen, auf dem man sich notiert, welche Eltern man schon persönlich kennengelernt hat. Im Laufe der ersten Wochen findet sich so sicher die Gelegenheit auch für ausführlichere Gespräche mit Einzelnen. Wichtig ist nur, sich nicht alles in die ersten Tage zu „pressen“.

Für viele Erzieherinnen hat sich eine persönliche To-Do-Liste als sinnvoll erwiesen. Damit erstellt man sich Zuhause einen Plan, was man in welcher Woche erledigen möchte.

Auf dieser Liste könnte zum Beispiel stehen:

Woche 1:

Hospitation in Gruppe:

Alter der Kinder:

Anzahl der Kinder:

Was mir auffiel:

 

Elternvorstellung, Gespräch mit Kollegen, erstes Teamgespräch

Was war neu für mich?

Welche Fragen habe ich?

Was stört mich?

Was finde ich gut?

 

Eine solche Liste erstellt man sich für die ersten 4 bis 6 Wochen und legt den eigenen Schwerpunkt entsprechend fest. So kann man auch die selbst gesteckten Ziele bestens überprüfen und die Zielsetzung bei Bedarf anpassen.

 

Was kann das bestehende Erzieherinnen-Team beitragen?

Als Fachkräfte im bestehenden Team gilt zunächst einmal, sich empathisch und offen zu zeigen und der neuen Erzieherin zu helfen. Es gilt Fragen zu beantworten, die Abläufe und Regeln zu erklären, Schwerpunkte der pädagogischen Arbeit aufzuzeigen und auch die Brücke zu den Eltern zu schlagen. Im Teamgespräch ist eine Vorstellungsrunde immer gut. Zudem ist das Team natürlich auch auf die neue Kollegin angewiesen und sollte ihr sagen, wo ihre Hilfe aktuell am wichtigsten ist. So weiß die neue Erzieherin, was ihre Kolleginnen von ihr erwarten und kann entsprechend darauf reagieren.

Schon bevor eine neue Kollegin ihren Dienst antritt, sollten die Hospitationstermine in den einzelnen Gruppen geregelt sein, die die Kita-Leitung dann am ersten Arbeitstag mitteilt.

Eine Checkliste zur Eingewöhnung neuer Fachkräfte findet sich auf der Webseite im Downloadbereich.

Die Rolle der Kita-Leitung?

Die Kita-Leitung ist zumeist der erste Gesprächspartner für eine Erzieherin, die neu in die Einrichtung kommt. Somit kommt ihr auch die wichtige Funktion des ersten Begrüßens zu. Als Kita-Leitung führt man das Bewerbungsgespräch und plant für den ersten Arbeitstag ein Willkommensgespräch ein. Dabei werden wichtige Details zu Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Fragen der neuen Mitarbeiterin geklärt. Nach dem Gespräch sollte die Kita-Leitung die Erzieherin in ihre Gruppe begleiten, die Kollegen vorstellen.

Sehr wichtig ist auch, sich Zeit für Reflexionsgespräche zu nehmen. In vielen Einrichtungen hat es sich bewährt, nach einigen Tagen ein lockeres „Tür-Angel-Gespräch“ zu führen, um zu erspüren, wie zufrieden die neue Mitarbeiterin ist.

Nach vier Wochen sollte ein einstündiges Reflexionsgespräch eingeplant werden. Hier hat die neue Fachkraft die Möglichkeit, noch offene Fragen zu klären, ihre Eindrücke zu vermitteln und die Kita-Leitung gibt eine Rückmeldung zur Arbeitsweise der Kollegin. Gemeinsam legen beide erste Ziele für die kommende Zeit fest und vereinbaren ein weiteres Gespräch, das nicht mehr als drei Monate in der Zukunft liegen sollte.

 

Eingewöhnung in der Leitungsfunktion

Wie jedoch läuft es ab, wenn man in einer Kita die Leitung übernimmt? Es gibt keine Kollegen auf gleicher Ebene, mit denen man sich austauschen kann. Die Trägervertreter sind kaum in der Kita anzutreffen und die Erzieherinnen sind vermutlich heilfroh, dass wieder eine Führungskraft an Bord ist. Umso wichtiger ist es, sich als neue Kita-Leitung einen eigenen Plan zur Einarbeitung zu erstellen. Diesen Plan stellt man dem Träger und auch dem Kita-Team vor. So wissen alle, was die Leitung tut und warum sie in den ersten Wochen eher selten im Büro anzutreffen ist. Denn dies ist einer der wichtigsten Aspekte, selbst WENN im Büro vieles liegen geblieben ist. Zuerst muss man die Kita, Kinder und Eltern kennenlernen, sich mit den Abläufen vertraut machen und die Arbeitsweise der Erzieherinnen erfassen.

Als Faustregel gilt: In den ersten vier Wochen geht es ausschließlich ums Kennenlernen der Menschen.

Ab der fünften Woche beschäftigt man sich mit den Büroabläufen und Gegebenheiten.

Alles, was einem nicht gefällt, notiert man sich in einem Ordner und erst wenn man mindestens ein halbes Jahr in der Einrichtung ist, sollte man mit dem Team über mögliche Veränderungen sprechen. Wer gleich zu Beginn große Änderungspläne mitbringt, vermittelt seinem Team das Gefühl, sie hätten die ganze Zeit hindurch nicht gut gearbeitet. Das führt zu Demotivation und Ablehnung. Eben genau das, was man unbedingt vermeiden möchte.

 

Die Verantwortung des Trägers und seiner Vertreter

An sich ist alles so klar geregelt, dass die Hauptverantwortung für eine Kita beim Träger liegt. Oftmals überträgt dieser zumindest einige Teilaufgaben an die Kita-Leitung. Letztlich ist es jedoch wichtig, dass er sich nicht komplett aus der Verantwortung stiehlt. So hat sich in erfolgreichen Einrichtungen bewährt, dass Trägervertreter in regelmäßigen Abständen (etwa einmal im Vierteljahr) ein Teamgespräch besuchen, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erfragen. In diesen Gesprächen können Zuständigkeiten neu verteilt werden, Absprachen untermauert und dem Team der Eindruck vermittelt werden, dass man sich für ihre Arbeit interessiert und diese würdigt.

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