Im täglichen pädagogischen Alltag wirst du mit vielen personenbezogenen Daten und persönlichen sowie vertraulichen Informationen konfrontiert. Sei es die Wohnadresse des Kindes, der zuständige Hausarzt, die Diagnose, dass ein Kind in der Gruppe Masern hat oder aber auch die Information der Mutter während eines Tür- und Angelgespräches, dass Sie sich von ihrem Mann trennen wird und mit Paula in eine neue Wohnung zieht. Seit dem 2018 die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingeführt wurde, ist die Verarbeitung solcher personenbezogener Daten ein sensibles Thema geworden, das meistens viele Fragen aufkommen lässt.
Was bedeutet DSGVO? Was hat das neue Gesetz für mich als Fachkraft zur Folge? Und was passiert, wenn ich gegen dieses Gesetz verstoße?
Im folgenden Artikel werden die wichtigsten Punkte zum Thema Datenschutz in der Kita erklärt und zusammengefasst.
Bitte beachte dabei, dass dieser Beitrag keine Rechtsberatung darstellt.
 

Was wird unter Datenschutz verstanden?  

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine europaweit geltende Regel, bei der die Verarbeitung personenbezogener Daten europaweit vereinheitlicht wird.
Hierbei gibt es Konkretisierungen – die nationalen Datenschutzgesetze. Die DGSVO bleibt jedoch maßgeblich. In Deutschland ist das oberste Gesetzt das Bundesdatenschutzgesetz, was ebenfalls 2018 in Kraft trat.
Es gibt auch eine spezifische Regelungen zu den einzelnen Bundesländern wie Bayern, Niedersachsen oder NRW. Diese findest du hier https://www.bvktp.de/media/qhb_expertise_datenschutz_stocker-preisenberger.pdf
Kernpunkt der Verordnung ist das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Jeder hat somit den Anspruch darauf zu erfahren wie seine personenbezogenen Daten verarbeitet und verwendet werden.
Die Verarbeitung von Daten bedeutet laut DSGVO, das Erheben und Erfassen, die Organisation, das Ordnen und die Speicherung mit oder ohne automatisierte Verfahren. Ziel des Datenschutzes ist der Schutz des Einzelnen.
Für den Kindergartenbereich gilt dies für die Daten von

• Eltern
• Kinder
• Mitarbeiter
   

Was wird unter personenbezogenen Daten verstanden ?

 

Unter personenbezogenen Daten werden alle Informationen, aus denen man eine Person eindeutig identifizieren kann, verstanden. Grundsätzlich kannst du bestimmte Daten, die für die Betreuung eines Kindes im Kindergarten notwendig sind, auch ohne Einwilligung erheben. Erlaubt sind demnach die Erhebungen folgender personenbezogener Daten:

 

• Name, Adresse und Geburtstag des Kindes
• Kontaktdaten der Sorgeberechtigten (Name, Adresse und Rufnummer)
• Tetanusimpfung des Kindes
• Kontaktdaten des Hausarztes
• Krankheiten des Kindes, die für den pädagogischen Alltag von Bedeutung sind, z. B. Allergien, Asthma)

Falls du noch mehr Informationen über ein Kind benötigst, muss dazu die Genehmigung der Eltern eingeholt sowie der konkrete Zweck notiert werden.

Im Kindergarten sind das nicht nur Daten zur Person, sondern auch Informationen aus der pädagogischen Arbeit wie beispielsweise dem Portfolio Ordner.
 

Was ist bei der täglichen pädagogischen Arbeit hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten?  

Während des Tagesablaufes kommst du als Fachkraft mehrmals mit persönlichen Informationen in Kontakt. Dazu zählen z. B. Inhalte von Tür- und Angelgesprächen oder private Erzählungen von Kindern vom Familienleben.
Die Einführung des Datenschutzgesetzes sorgt hier meist auch für Verunsicherung. Wie gehe ich mit diesen oft auch unabsichtlich gegebenen Informationen um? Alle Informationen und Daten, die du als Fachkraft erhältst, müssen geschützt werden. Du bist somit einerseits zur Schweigepflicht verpflichtet andererseits liegt es in deiner Verantwortung, dass die persönlichen Informationen an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Hierzu eignet sich zum Beispiel  ein mit Passwort geschützter PC, eine Festplattenverschlüsselung oder einen Aktenordner anzulegen und diesen in einem abschließbaren Schrank aufzubewahren. Achte stets beim Verlassen des Raumes darauf, dass die Akten nicht einsehbar sind. Das bedeutet bei elektronischer Speicherung, den Bildschirm bei Verlassen des Raumes sperren und die Akten in Papierform in den Schrank schließen.

Aber auch in vielen anderen Bereichen der pädagogischen Arbeit ist die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtend.
 

Verträge, persönliche Daten, Listen

Damit du die Eltern jederzeit erreichen kannst, werden meist Telefonlisten erstellt bzw. die Telefonnummer der Eltern ins Handy der Gruppenpädagogen gespeichert. Laut Vorgaben der DGSVO muss für die Kontaktliste in Mobiltelefonen ein Diensthandy verwendet werden. Es dürfen auf keinen Fall Geräte privat und beruflich verwendet werden. Achte auch darauf, dass du niemals Listen wie zum Beispiel Anwesenheitslisten, Gruppenbücher usw. offen liegen lässt. Sie müssen in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden. Die Listen sind auch nur für dich als Fachkraft bestimmt. Sie dürfen auf keinen Fall ohne Einverständniserklärung z. B. öffentlich im Flur ausgehängt werden. Am einfachsten ist es, wenn die Eltern  schriftlich, vor Abschluss des Betreuungsvertrages einwilligen, dass sie mit der Aufnahme in eine Elternliste einverstanden sind.

Ein Formulierungsvorschlag wäre:
    „Ich willige ein, dass mein Name, meine Telefonnummer und meine E-Mail-Adresse     in     eine Elternliste aufgenommen und den Eltern der anderen Kinder, die [Name     ergänzen]     betreut, mitgeteilt werden:   [  ] Ja    [  ] Nein
    Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.“

 

Dokumentationen über die Entwicklung des Kindes /Portfolio Ordner

Im Rahmen deiner pädagogischen Arbeit bist du verpflichtet, die Entwicklungsschritte der Kinder, die du betreust, zu dokumentieren. Dabei werden besonders vertrauliche Daten wie Entwicklungsdefizite, Gesundheitszustand und Probleme in der Familie protokolliert. Achte daher darauf, dass diese Dokumentationen sicher in einem abschließbaren Schrank verwahrt werden.
Eine weitere beliebte Form der Entwicklungsdokumentation ist die Portfolioarbeit. Bei dieser Form der pädagogischen Arbeit ist es pädagogisch gesehen wichtig, dass die Ordner mit all den beinhaltenden Fotos und Lerngeschichten für die Kinder frei zugänglich sind.
Wenn du in deiner Gruppe mit Portfolio Ordnern arbeitest, musst du dies den Erziehungsberechtigten bereits beim Aufnahmegespräch mitteilen. Am einfachsten ist es, wenn bereits im Betreuungsvertrag eine einschlägige Klausel mit dem jeweiligen Zweck der Datenerhebung z. B. die Arbeit mit Portfolio aufgeführt wird.
Wichtig ist jedoch, dass die Eltern die Einwilligung jederzeit widerrufen können. Die Eltern sollten auch stets Einsicht in die Ordner haben dürfen. Es ist auch vorab zu klären, dass Ordner von anderen Kindern nicht ohne Erlaubnis eingesehen werden dürfen. Achte darauf, dass ein unbeobachteter Zugriff verhindert wird.
Deine Vorbereitungen, Notizen usw. zählen nicht zu dem Einsichtsrecht. Halte diese Akten unter Verschluss in einem abschließbaren Schrank.

 

Fotos und Fotografieren in der Kita

Fotos sind vom pädagogischen Alltag kaum wegzudenken. Geburtstagsfeiern, Gruppenfotos, Feste, Projekte, ein besonderes Bauwerk in der Bauecke – fast überall kommt der Fotoapparat zum Einsatz. Dabei sollte dir bewusst sein, dass Bilder auch zu personenbezogenen Daten zählen. Da sie nicht vorrangig relevant für die Betreuung sind, benötigst du vorab die Einwilligung der Eltern. Unterscheide bei der Genehmigung zwischen

• Verwendung im Rahmen der Einrichtung oder
• Verwendung für Öffentlichkeitsarbeit z. B. der Homepage oder einem Pressebericht

Wichtig ist auch, dass du nur Bilder von einem Gerät machst, der zum Eigentum der Einrichtung zählt und private Kameras oder Handys tabu sind.
Extra Einverständniserklärungen der Erziehungsberechtigten benötigst du bei:

• Kinderkameras, die zum Fotografieren  im Rahmen eines „Spielzeug Mit Bring Tages“ mitgenommen werden
• Fotografen
• Öffentlichkeitsarbeit z. B. Homepage  (Am 06.06.2019 hat das OLG Oldenburg entschieden, dass die Veröffentlichung von Kinderfotos im Internet nur mit Zustimmung beider Elternteile erfolgen darf - Aktenzeichen 13 W 10/18 – Vgl. https://www.bvktp.de/kindertagespflegepersonentagesmuetter-tagesvaeter/datenschutz-in-der-kindertagespflege/)
• Fotos die im Rahmen (auch von Eltern) bei Festen gemacht werden

Bei Festen wie Sommerfest oder Weihnachtsfest ist erfahrungsgemäß am liebsten die ganze Familie mit dabei - beide Elternteile, Omas und Opas. Hier darf ein Foto von ihren Kleinsten oder das Familienfoto nicht fehlen. Dabei gilt jedoch zu beachten, dass dies vorab in einem Elternbrief oder zu Beginn der Veranstaltung abgeklärt bzw. angesprochen werden muss. Erinnere die Gäste daran, dass die gemachten Schnappschüsse nicht ohne die Erlaubnis der fotografierten Personen ins Netz bzw. in Gruppenchats gestellt werden dürfen, da dies nicht im Einklang mit den aktuellen Richtlinien des Datenschutzes steht.
Eine Vorlage für Einverständniserklärungen findest du hier :

https://kindergaerten.kultus-bw.de/site/pbs-bw-km-root/get/documents_E-1024123812/KULTUS.Dachmandant/KULTUS/Projekte/kindergaerten-bw/datenschutz/KM-KIGA_Datenschutz_DEUTSCH.pdf

 

Digitale Elternbriefe und Informationsweitergabe

Eine Kommunikation mit den Eltern via Email ist laut Datenschutzgesetz grundsätzlich möglich. Unproblematisch sind hier vor allem das Versenden von allgemeine Informationen wie zum Beispiel Einladung zu einem Fest oder der monatliche Newsletter.
Dabei muss an jede Email eine E-Mail Signatur mit Impressum Angaben angehängt werden.
Informationen über ein Kind gelten als sensible Information und sollten sicherheitshalber persönlich übergeben oder per Post versendet werden. Emails gelten als Geschäftsbriefe. Achte somit darauf, dass sie mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.

 

Kooperationen / Weitergabe von Kind bezogenen Informationen

Um auf die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Kinder eingehen zu können sind oft Absprachen sowie Informationen notwendig z. B. beim Übergang von Kinderkrippe in den Kindergarten oder vom Kindergarten in die Grundschule. Welche Stärken hat das Kind ? Gib es einen Entwicklungsbereich, bei den künftig besonders darauf geachtet werden muss?  Solche Informationen dürfen nicht einfach so weiter gegeben werden. Hierzu braucht es einer schriftlichen Genehmigung der Sorgeberechtigten.

Eine Vorlage für die Einwilligungserklärung der Eltern (mehrsprachig) findest du hier: ,https://www.stmas.bayern.de/service-kinder/datenschutz/index.php

Grundsätzlich musst du bei jeder Kind bezogenen Informationsweitergabe sowie bei Kooperationen  z. B. mit Logopäden eine Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten einholen.
Aber auch Informationen wie z. B.: „Marie hat Paul heute gebissen“, dürfen nicht innerhalb der Gruppe einfach so an die Erziehungsberechtigten herangetragen werden. Achte bei dieser Art der Informationsübergabe, dass sie anonym erfolgt (z. B. ein Kind hat leider heute im Streit Paul gebissen.). Dies gilt auch bei ansteckenden Krankheiten. Die Eltern der anderen Kinder aus der Gruppe müssen  über mögliche auftretende Symptome informiert werden. Hier gilt auch eine anonyme Informationsweitergabe an alle.  „Wir haben einen Fall von…“.
    Bei manchen Krankheiten besteht eine gesetzliche Meldepflicht an das Gesundheitsamt. Hier ergibt sich der Umfang der mitzuteilenden Information  aus dem Gesetz.

Masernimmunitätsnachweis

Seit dem 01.03.2020 muss für Kinder (>1 Jahr) und Mitarbeiter ein Masernimmunitätsnachweis vorliegen. Du handelst hinsichtlich des Datenschutzes richtig, wenn du dir den Immunitätsnachweis (Impfausweis/ärztliche Bescheinigung) im Original vorlegen lässt. Dabei solltest du deine Einsichtnahme soweit möglich, auf für Masern Schutz relevante Bereiche beschränken. Vermerke dir für deine Unterlagen folgendes:  

• Datum der Vorlage,
• Art der Immunisierung
• Art des vorgelegten Dokumentes

Bei Nichtvorlage und Ablauf der Frist musst du die Daten des Kindes an das Gesundheitsamt melden.
 

Gruppennachrichten über soziale Medien  

Was habt ihr heute alles erlebt? Habt ihr davon Fotos gemacht? Auf welchem Spielplatz sollen wir unser Kind später abholen? Wann marschiert ihr los bzw. kann ich mein Kind dann später da hinbringen? Solche Fragen der Eltern kennst du wahrscheinlich gut. Am einfachsten ist es natürlich, eine Gruppe zu erstellen und darin die gemachten Bilder oder den Standort des Spielplatzes mit den Mitgliedern der Gruppe via Whats App zu teilen. Hier ist jedoch äußerste Vorsicht geboten. Die gesendeten personenbezogenen Daten und Informationen dürfen nicht in Hände Dritter gelangen können.

Apps wie Facebook oder Whats App dürfen hier nicht verwendet werden, da sie außereuropäische Formate sind und diese derzeit die europäischen Datenschutzstandards nicht in ausreichendem Maße erfüllen. Laut Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend solltest du, wenn dann auf datenschutzkonforme Messengerdienste wie z. B. Threema, Signal, Hoccer oder SimsMe etc. umsteigen. Gruppennachrichten sollten aber auch bei diesen Anbietern vermieden werden. Falls du dich für solch einen Anbieter entscheidest, achte darauf, dass wirklich alle Elternteile einverstanden sind.

Aber nicht nur du als Festangestellte einer Einrichtung musst dich an das Datengeheimnis halten. Die Schweigepflicht sowie der Datenschutz gilt auch für

• PraktikantInnen
• Sorgeberechtigte, die z. B. während der Eingewöhnung
• Mitglieder des Elternbeirates

Die Schweigepflicht sowie das Datengeheimnis ist auch nach Beendigung der Tätigkeit oder des Aufenthaltes zu wahren.

Wer kann meine Fragen zum Thema Datenschutz beantworten?  

 

Große Träger haben meiste einen Datenschutzbeauftragten. Falls es bei dir innerhalb des Trägers keine Anlaufstelle gibt, kannst du dich mit allgemeinen Fragen an die jeweiligen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden. https://www.bvktp.de/media/qhb_expertise_datenschutz_stocker-preisenberger.pdf
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

 

Wie lange müssen personenbezogene Daten aufgehoben werden?

 

Die DGSVO regelt nicht nur den Umgang und die Verarbeitung von Daten, sondern auch, wie lange diese aufbewahrt werden müssen. Somit gilt bei Ausscheidung eines Kindes:

• persönliche Daten unverzüglich zu löschen und zu vernichten
• Portfolio Ordner mitgeben

Daten, wie z. B. Betreuungsverträge oder Unterlagen und Akten nach § 8a SGB VIII (Kindeswohlgefährdung) müssen entsprechend der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden.

Wie handle ich bei einem Verstoß gegen den Datenschutz ?

                                       
Bei aller Vorsicht und Einhaltung kann es natürlich auch passieren, dass der Datenschutz verletzt wird. Hier handelt es sich um eine sogenannte Datenpanne z. B. bei Diebstahl eines Computers, Hacker Angriff oder Verletzung der Schweigepflicht. In diesem Fall musst du spätestens 72 Std. nach Entdecken der Panne die zuständige Datenschutzbehörde informiert bzw. diese Panne angezeigt werden. Die Person, deren Daten durch diesen Vorfall verletzt worden sind, muss so schnell wie möglich informiert werden.

Eine Mustervorlage zum Datenschutz in PDF Form findest du hier:
https://www.bvktp.de/media/qhb_expertise_datenschutz_stocker-preisenberger.pdf
Weitere Wichtige Antworten erhältst du hier:
https://kindergaerten.kultus-bw.de/site/pbs-bw-km-root/get/documents_E-1024123812/KULTUS.Dachmandant/KULTUS/Projekte/kindergaerten-bw/datenschutz/KM-KIGA_Datenschutz_DEUTSCH.pdf

 

Bild: shutterstock_2247030863

Quellen:
Nicolas Vatbois: Datenschutz in der Kita. Praxishandbuch für Kita-Leitungen und pädagogische Fachkräfte

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend: Datenschutz in der Kindertagespflege:  https://www.bvktp.de/media/qhb_expertise_datenschutz_stocker-preisenberger.pdf

https://www.stmas.bayern.de/service-kinder/datenschutz/index.php

https://www.bvktp.de/media/qhb_expertise_datenschutz_stocker-preisenberger.pdf
Datenschutz.org: https://www.datenschutz.org/kita/

Deutsches Rotes Kreuz: Aufbewahrungsfristen von Unterlagen für den KiTa-Bereich
https://www.drk-westfalen.de/fileadmin/Eigene_Bilder_und_Videos/Downloads/Wohlfahrts-_und_Sozialarbeit/Arbeitshilfe_zur_Gründung_und_zum_Betrieb_einer_DRK-Kindertageseinrichtung/Arbeitshilfe_Aufbewahrungsfristen_von_Unterlagen_für_den_Kita-Bereich.pdf