Elternbriefe im Kindergarten schreiben - Anleitung und Vorlagen

Eltern zu informieren gehört zu den wichtigsten Aufgaben von Erzieherinnen und Erziehern, denn nur dann, wenn sich Eltern gut informiert fühlen kann eine Erziehungspartnerschaft dauerhaft funktionieren.

Natürlich solltest du immer zunächst das persönliche Gespräch mit den Eltern suchen, wenn es um Anliegen geht die allein ihr Kind betreffen. Häufig müssen jedoch viele Eltern gleichzeitig informiert werden. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn ein Elternabend ansteht, ein Ausflug bzw. ein Fest geplant wird oder wenn Mütter und Väter über aktuelle Ereignisse in der Kita Bescheid wissen müssen.

Jede Einrichtung geht anders vor wenn es darum geht Eltern möglichst umfassend zu informieren. Grundsätzlich gilt: Eltern möchten wissen, was in der Einrichtung passiert, die ihr Kind besucht. Ein Kindergarten, der keine Informationen zurückhält, ob bewusst oder unbewusst, arbeitet professionell und transparent. Aber: Gerade in großen Einrichtungen können Informationen auch leicht untergehen. Zudem müssen nicht immer alle Eltern informiert werden, sondern vielleicht nur eine bestimmte Elterngruppe wie beispielsweise die Eltern der Vorschulkinder oder die der Kinder, die an der musikalischen Früherziehung teilnehmen.

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Folgende Fragen können sich also stellen wenn es darum geht Eltern zu informieren:

  • Über was sollten Eltern informiert werden (und über was möglicherweise nicht)?
  • Welche Unterschiede gibt es zwischen Elternbrief, Elterneinladung, Infozettel usw.
  • Wann ist ein persönliches Gespräch notwendig, wann reicht eine schriftliche Information?
  • Welche Möglichkeiten gibt es Eltern zu informieren (Aushang an der Gruppentür, am schwarzen Brett, Elternbrief, kurzer Infozettel, Kindergarten-Zeitschrift, Newsletter …)?
  • Wie müssen schriftliche Elterninformationen aufgebaut und gestaltet sein?
  • Welchen formalen (Qualitäts-)Kriterien müssen sie genügen?
  • Wie kann sichergestellt werden, dass die Informationen auch wirklich die Eltern erreichen?
  • Welche Möglichkeiten gibt es im Hinblick häufig benötigte Elterninformationsschreiben Zeit zu sparen?
  • Darf ich auch Infozettel handschriftlich verfassen?
  •  Muss ich mich rechtlich absichern, bevor ich bestimmte Informationen herausgebe?

 

Wir haben versucht die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang für dich zusammengefasst und beantwortet.

 

1. Welche Informationen brauchen und erwarten Eltern?

Transparenz ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal für Kitas. Das bedeutet: Eltern die das Gefühl haben, dass eine Einrichtung nichts zu verbergen hat, Informationen so schnell wie möglich weitergibt und sich kritischen Nachfragen stellt anstatt diese abzublocken, fühlen sich Ernst genommen und gut aufgenommen. Und dieses Gefühl des „angekommen und angenommen Seins“ überträgt sich natürlich auch auf die Kinder.

In erster Linie wünschen sich Mütter und Väter natürlich so oft wie Möglich Indormationen über die Entwicklung des eigenen Kindes zu haben. Für diesen Zweck eignen sich Tür-und-Angel-Gespräche, längere Elterngespräche, die Möglichkeit der Hospitation, Schlafprotokolle und andere Vorlagen, um den Tag jedes Kindes zu dokumentieren sowie natürlich Beobachtungsbögen und das Portfolio.

Darüber hinaus brauchen Eltern aber natürlich auch allgemeine Informationen zum Kita-Alltag.

Daher ist es wichtig, dass …

  • Termine (Ausflüge, Anmeldungen, Elterngespräche, Veranstaltungen für Vorschulkinder, Feste, anstehende Umbauten usw.) so früh wie möglich bekannt gegeben werden,
  • Eltern über personelle Veränderungen informiert werden,
  • regelmäßig, im Idealfall täglich dokumentiert wird was die Kinder gemacht haben (schriftlich, anhand von Fotos, durch selbst gemalte Bilder/Bastelarbeiten)
  • eine Essenliste eingesehen werden kann bzw. aushängt,
  • Probleme bzw. mögliche Probleme (Personalmangel, Trägerwechsel, ansteckende Krankheiten) und konzeptionelle Veränderungen zeitnah von der Einrichtung selbst angesprochen werden,
  • Eltern ausführliche Informationen zu nicht alltäglichen Ereignissen und pädagogischen Zusammenhängen erhalten

 

 2. Wie finde ich den richtigen „Kanal“ und das richtige Medium für eine Information an die Eltern?

Aushang, ausführlicher Elternbrief oder Plakat an der Gruppentür: Wie kann sichergestellt werden, dass Eltern sich gut informiert fühlen und dass Informationen auch wirklich ankommen?

Grundsätzlich gilt: Je komplexer eine Information ist, desto genauer muss sie vermittelt werden. Die kurze, aber wichtige Information, dass die Kinder in den warmen Monaten schon zu Hause mit Sonnencreme eingecremt werden sollten, kann ruhig auf einem Plakat im Eingangsbereich ausgehängt werden. Geht es aber um Informationen, die einer längeren Erklärung bedürfen, so bietet sich ein Elternbrief an. In vielen Einrichtungen gibt es Poströhren oder kleine Briefkästen für jede Familie.

Damit Eltern wissen, wie ihr Kind den Tag verbracht hat, finden sie idealerweise neben der Gruppentüre eine Art Tagebuch, welches durch Fotos, Bastelarbeiten usw. anschaulich wird. In Kitas mit offenem Konzept befinden sich solche Tagesdokumentationen häufig im Eingangsbereich.

Damit Termine wirklich bei allen Beteiligten ankommen und vorgemerkt werden können, empfiehlt es sich in diesem Zusammenhang auf mehrere Kanäle zu setzen, zum Bespiel durch Aushänge am schwarzen Brett, die Veröffentlichung auf der Homepage und durch die Erwähnung im (monatlichen) Newsletter.

 

3. Wie stelle ich sicher, dass meine Aushänge/Elternbriefe/Info-Zettel auch gelesen werden?

Bei Aushängen ist die richtige Platzierung immer relevant. Informationen, die für alle Eltern einer Einrichtung von Bedeutung sind, können im Eingangsbereich ausgehängt werden. Wichtig in diesem Zusammenhang: Nicht mehr aktuelle Info-Zettel zeitnah entfernen, damit neue Informationen nicht übersehen werden!

Da viele Eltern in den Bring-und Abholsituationen wenig Zeit haben oder durch ihre Kinder abgelenkt sind, müssen Plakate und Aushänge kurz und knapp formuliert sein. Ein buntes Plakat mit dem knappen Hinweis darauf zu achten, dass die Eingangstür immer geschlossen bleibt, wird eher gelesen als eine lange Abhandlung darüber warum es wichtig ist Türen zu schließen, Kinder morgens in den heißen Monaten einzucremen usw.

Wenn die mitzuteilenden Informationen komplexer sind, dann empfiehlt es sich einen Elternbrief zu verfassen. Das gilt beispielsweise dann, wenn Geld für Ausflüge eingesammelt wird, wenn eine besondere Aktion oder ein Fest ansteht usw. Solche Elternbriefe werden entweder jedem Elternteil persönlich mitgegeben oder in die Postfächer gelegt. Da es immer wieder passiert, dass Zettel herunterfallen macht es Sinn, den Familiennamen darauf zu vermerken. So weiß man, wer einen Elternbrief noch nicht erhalten hat. Damit eine Einrichtung auf der sicheren Seite ist und später nicht behauptet werden kann, dass Informationen nicht weitergegeben wurden, kann auch ein abtrennbarer Abschnitt integriert werden, der mit Unterschrift an die zuständigen Fachkräfte zurückgegeben werden muss.

 

 

 4. Was muss ich beim Verfassen von Elternbriefen beachten?

Da ein Elternbrief durchaus einen offiziellen Charakter hat, sollte dieser immer am PC erstellt werden. Weiter gilt:

  • Ob der Ton des Elternbriefes eher sachlich oder herzlich gehalten wird, kommt auch auf den Inhalt an. Geht es um eine Einladung zu einem Fest, sollten sich die Eltern natürlich willkommen und persönlich angesprochen fühlen. Muss begründet werden, warum in Kürze aufwendige Umbaumaßnahmen anstehen, so sollte dies natürlich möglichst professionell und sachlich geschehen.
  • Ein Elternbrief sollte den Ansprüchen eines offiziellen Schreibens gerecht werden. Auf einen Info-Brief, der an alle Eltern geht, gehört ein Logo – das gilt natürlich insbesondere dann, wenn der Brief per Post versendet wird. Doch auch Briefe, die gruppeninterne Angelegenheiten thematisieren, müssen optisch wie inhaltlich überzeugen.
  • Eine gute Formatierung erhöht die Lesbarkeit eines Schreibens. Absätze sind ebenso bedeutsam wie eine klare Sprache und die Wahl der Schriftart. Die Sätze sollten nicht zu lang sein – lange Ausführungen liest niemand gern und in den meisten Einrichtungen gibt es Familien, die nicht so gut Deutsch sprechen. Eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung ist aber natürlich wichtig.

 

Es ist verständlich, dass gerade Berufsanfänger möglicherweise Probleme mit der Formulierung und Erstellung von Elternbriefen haben. Aber auch erfahrene Fachkraft fühlen sich diesbezüglich oft unsicher – entweder, weil sie Probleme mit Rechtschreibung und Grammatik haben und/oder, weil sie sich nicht mit der Textverarbeitung am PC auskennen. Meist helfen andere Kollegen aber gerne aus.

Wichtig: Alle (offiziellen) Informationen, die an Eltern herausgegeben werden, sollten zuvor von der Leitung abgesegnet werden

 

5. Was kann ich tun, damit ich weniger Zeit für das Informieren der Eltern benötige?

Elternbriefe am PC zu erstellen, zu formatieren, Korrektur zu lesen und auszudrucken kann zeitaufwändig sein – vor allem dann, wenn man darin ungeübt ist. Bevor du daher loslegst solltest du in Erfahrung bringen, ob nicht eine Kollegin bereits ein Schreiben mit ähnlichem Inhalt verfasst und gespeichert hat. Ohnehin ist es sinnvoll entsprechende Ordner anzulegen oder sogar eine Cloud für diesen Zweck zu nutzen. Viele Vorlagen für Elternbriefe werden regelmäßig gebaucht und können in leicht abgeänderter Form immer wieder verteilt werden. Vielleicht gibt es ja eine Kollegin oder einen Kollegen, der sich vorrangig um die Erstellung und Verwaltung  von Elternbriefen kümmern möchte. So kann auch gewährleistet werden, dass alle Schreiben an die Eltern, welche herausgegeben werden, eine einheitliche Form haben (z.B. ein Logo, die gleiche Schriftart usw.)

 

 

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